Pomoc i instrukcje
Krok po kroku: jak skonfigurować i używać każdego modułu platformy.
Szybki start — 3 kroki do automatyzacji
Cała konfiguracja zajmuje ok. 15 minut. Oto co musisz zrobić po rejestracji:
Skonfiguruj SMTP
Wejdź w Ustawienia i podaj dane serwera pocztowego biura (host, login, hasło). Bez tego platforma nie będzie mogła wysyłać maili w Twoim imieniu. Szczegółowa instrukcja ↓
Dodaj klientów do bazy
Wgraj plik CSV z listą klientów (imię, nazwisko, email, NIP) lub dodaj ręcznie w module Wysyłka. Szczegółowa instrukcja ↓
Wyślij pierwszy dokument
Wgraj pliki w module Wysyłka — system automatycznie dopasuje je do klientów po nazwie pliku i roześle emailem. Szczegółowa instrukcja ↓
Konfiguracja SMTP (wysyłka maili)
SMTP to protokół wysyłki maili. Żeby platforma mogła wysyłać dokumenty do klientów z adresu Twojego biura, musisz podać dane serwera pocztowego.
Otwórz Ustawienia
Po zalogowaniu kliknij Ustawienia w górnym menu. Znajdziesz tam sekcję „Konfiguracja SMTP".
Wpisz dane serwera
Potrzebujesz 4 informacji (dostaniesz je od dostawcy poczty, np. cyber-folks, home.pl, nazwa.pl):
Host SMTP: np. s146.cyber-folks.pl lub smtp.nazwa.pl
Port: 587 (STARTTLS) — zalecany
Login: pełny adres email, np. biuro@twojafirma.pl
Hasło: hasło do skrzynki email
Przetestuj połączenie
Kliknij przycisk „Testuj połączenie SMTP". System wyśle testowego maila na Twój adres. Jeśli test się powiedzie, zobaczysz zielony znacznik ✓ przy nazwie modułu.
Dodawanie klientów do bazy
Baza klientów to fundament — system używa jej do dopasowywania dokumentów, wysyłki przypomnień i personalizacji wiadomości.
Sposób 1: Import z pliku CSV
Przygotuj plik CSV z kolumnami: imie, nazwisko, email, nip (opcjonalnie: telefon, firma). W module Wysyłka kliknij „Importuj CSV" i wgraj plik.
Sposób 2: Dodaj ręcznie
W module Wysyłka kliknij „Dodaj klienta" i wypełnij formularz. Możesz dodawać klientów pojedynczo w dowolnym momencie.
Sprawdź listę
Po imporcie/dodaniu klienci pojawią się na panelu bocznym. Każdego możesz edytować lub usunąć.
Wysyłka dokumentów do klientów
Główna funkcja platformy: wgrywasz pliki, system automatycznie rozpoznaje do kogo należą i rozsyła emailem.
Wgraj pliki
W module Wysyłka kliknij „Wgraj pliki" lub przeciągnij folder z dokumentami. Obsługiwane formaty: PDF, XLSX, DOCX, JPG, PNG, ZIP.
System dopasowuje pliki do klientów
Algorytm fuzzy-matching rozpoznaje klientów po nazwie pliku. Na przykład plik Kowalski_Jan_PIT36.pdf zostanie dopasowany do klienta „Jan Kowalski" w bazie. Możesz poprawić dopasowanie ręcznie.
Sprawdź i wyślij
Przejrzyj listę dopasowań. Każdy klient dostaje maila z personalizowanym powitaniem (np. „Szanowny Panie Janie") i załączonym dokumentem. Kliknij „Wyślij wszystkie".
Nazwisko_Imie_TypDokumentu.pdf — to daje najlepsze dopasowanie. System radzi sobie też z innymi formatami nazw.Przypomnienia i kalendarz terminów
Automatyczne powiadomienia o brakujących dokumentach i terminach podatkowych (ZUS, VAT, PIT, CIT).
Otwórz moduł Przypomnienia
Kliknij Przypomnienia w menu. Zobaczysz listę klientów i status ich dokumentów.
Wyślij przypomnienie
Zaznacz klientów, którym brakuje dokumentów, i kliknij „Wyślij przypomnienie". System wyśle maila z listą brakujących pozycji.
Kalendarz terminów
Wejdź w Kalendarz (w menu) — zobaczysz najbliższe terminy podatkowe (ZUS do 15., VAT do 25. itd.). System może wysłać masowe powiadomienie do klientów przed każdym terminem.
Skrzynka IMAP — monitoring poczty
Podłącz skrzynkę pocztową biura, a system będzie monitorować przychodzące wiadomości i generować raporty podsumowujące.
Skonfiguruj IMAP
W Ustawieniach znajdź sekcję „Konfiguracja IMAP". Podaj host IMAP (np. imap.nazwa.pl), port 993 (SSL), login i hasło.
Testuj połączenie
Kliknij „Testuj IMAP" — system sprawdzi czy może odczytać skrzynkę. Po udanym teście zobaczysz zielony ✓.
Generuj raporty
W module Skrzynka kliknij „Generuj raport" — system przeanalizuje ostatnie wiadomości i przygotuje podsumowanie. Możesz ustawić harmonogram automatycznych raportów (np. codziennie o 8:00).
Moduł AML — przeciwdziałanie praniu pieniędzy
Prowadź rejestr klientów KYC, oceniaj ryzyko i generuj wymaganą dokumentację. Biura rachunkowe są instytucjami obowiązanymi — kara za brak procedur sięga 1 mln EUR.
Dodaj klienta do rejestru AML
W module AML kliknij „Dodaj klienta". Wypełnij formularz identyfikacji (imię, nazwisko, PESEL/NIP, adres, typ klienta).
Przeprowadź ocenę ryzyka
System automatycznie proponuje kategorię ryzyka (niskie/średnie/wysokie) na podstawie odpowiedzi w formularzu. Możesz zmienić ocenę ręcznie z uzasadnieniem.
Wygeneruj kartę oceny PDF
Kliknij „Pobierz kartę oceny" przy kliencie — system wygeneruje gotowy dokument PDF z oceną ryzyka, datą, danymi klienta i Twoim podpisem.
Rejestr transakcji
W zakładce „Transakcje" możesz dodawać transakcje podejrzane do rejestru GIIF. System prowadzi chronologiczny log.
BDO Paliwo — ewidencja emisji
Rozliczaj emisje z transportu firmowego klientów: ewidencja tankowań, automatyczne obliczenia i gotowe sprawozdania BDO.
Dodaj klienta i pojazdy
W module BDO dodaj klienta, a następnie jego pojazdy firmowe (marka, nr rejestracyjny, rodzaj paliwa).
Wgraj faktury paliwowe
Wgraj fakturę paliwową (PDF lub zdjęcie) — system odczytuje dane automatycznie: ilość paliwa, datę, kwotę.
Generuj sprawozdanie
System automatycznie oblicza emisje CO2, SO2, NOx i pyłów wg aktualnych współczynników. Kliknij „Generuj sprawozdanie" — dostaniesz gotową Tabelę D i Załącznik nr 4.
Chatbot AI na stronie biura
Inteligentny asystent, który odpowiada klientom 24/7 na stronie Twojego biura rachunkowego. Zbiera kontakty ze zgodami RODO.
Skonfiguruj wiedzę chatbota
W module Mój Chatbot (lub Chatboty w panelu admina) dodaj informacje o biurze: zakres usług, cennik, godziny pracy, dane kontaktowe. Chatbot odpowiada wyłącznie na podstawie tej bazy wiedzy.
Osadź widget na stronie
Skopiuj kod widgetu (jedną linijkę JavaScript) i wklej go przed zamknięciem tagu </body> na stronie Twojego biura. Widget pojawi się w prawym dolnym rogu.
Zbieraj kontakty
Chatbot zawiera wbudowany formularz kontaktowy ze zgodą RODO. Zebrane kontakty (imię, email, telefon, treść zapytania) trafiają do panelu i na Twojego maila.
OCR faktur — odczytywanie danych
Wgraj zdjęcie lub PDF faktury — system odczytuje wszystkie dane księgowe automatycznie.
Wgraj fakturę
W module OCR kliknij „Wgraj fakturę" i wybierz plik (PDF, JPG, PNG). Możesz też zrobić zdjęcie telefonem.
Sprawdź odczytane dane
System odczytuje: numer faktury, datę, NIP sprzedawcy i nabywcy, pozycje, kwoty netto/brutto, stawki VAT. Sprawdź i popraw jeśli trzeba.
Eksportuj do CSV
Odczytane faktury trafiają do historii. Możesz wyeksportować dane do pliku CSV i zaimportować do programu księgowego.
Onboarding klienta — checklista dokumentów
Cyfrowa checklista dokumentów potrzebnych do przyjęcia nowego klienta. Automatyczna wysyłka listy braków.
Stwórz checklistę
W module Onboarding dodaj nowego klienta. System wyświetli checklistę 12 standardowych dokumentów (umowa, NIP, wpis CEIDG, pełnomocnictwo itp.).
Oznaczaj postęp
W miarę otrzymywania dokumentów zaznaczaj je na liście. System pokazuje procent kompletności.
Wyślij listę braków
Kliknij „Wyślij przypomnienie" — klient dostanie maila z listą dokumentów, których jeszcze nie dostarczył.
Potrzebujesz pomocy?
Jeśli czegoś nie możesz skonfigurować lub masz pytanie — napisz do nas. Odpowiadamy w ciągu 24h.
Email: kontakt@aidlaksiegowych.pl
Strona: aidlaksiegowych.pl