Każde biuro rachunkowe co miesiąc wysyła dziesiątki dokumentów — deklaracje podatkowe, bilanse, faktury korygujące. W biurze obsługującym 40 klientów to łatwo 4-5 godzin pracy poświęconych na sam proces wysyłki: otwarcie pliku, sprawdzenie do kogo należy, napisanie maila, załączenie pliku, kliknięcie „wyślij". Powtórz 40 razy.

Problem: ręczna wysyłka = ryzyko błędu

Oprócz czasu, ręczna wysyłka niesie ryzyko pomyłki: dokument trafia do niewłaściwego klienta, załącznik jest pominięty, albo mail w ogóle nie wychodzi bo adres był nieaktualny. W biurze rachunkowym taki błąd ma poważne konsekwencje.

Rozwiązanie: automatyczne dopasowanie po nazwie pliku

Nowoczesne systemy potrafią rozpoznać klienta po nazwie pliku — wystarczy wgrać folder z dokumentami, a system automatycznie dopasuje każdy plik do odpowiedniego klienta i roześle go emailem z personalizowaną wiadomością.

Jak to działa w praktyce?

  1. Wgraj pliki — przeciągnij folder z dokumentami lub wybierz pliki ręcznie
  2. System dopasowuje — algorytm fuzzy-matching rozpoznaje klientów po nazwie pliku (np. „Kowalski_Jan_PIT36_2025.pdf" → Jan Kowalski)
  3. Wyślij jednym kliknięciem — każdy klient dostaje maila z imieniem w wołaczu (np. „Panie Janie") i odpowiednim załącznikiem

Ile czasu oszczędzasz?

Biuro z 40 klientami oszczędza średnio 3-4 godziny tygodniowo. W skali miesiąca to ponad pełny dzień pracy, który możesz poświęcić na obsługę nowych klientów lub rozwój usług doradczych.

Chcesz sprawdzić jak to działa? Wypróbuj 14 dni za darmo — bez karty kredytowej, bez zobowiązań.